Narasinusantara.id, Tenggarong – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) menegaskan pentingnya pemusnahan arsip sebagai langkah strategis untuk menciptakan pengelolaan dokumen yang efisien. Sayangnya, kesadaran di kalangan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) terhadap hal ini masih rendah.
Kabid Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Diarpus Kukar, Varia Fadilah, mengungkapkan bahwa dari total 59 OPD di Kukar, hanya lima yang telah melakukan pemusnahan arsip secara tertib dan sesuai prosedur.
“Masih sangat sedikit OPD yang melaksanakan pemusnahan arsip. Padahal ini penting untuk menghindari penumpukan dokumen yang tidak relevan,” ujar Varia, Sabtu (16/11/2024).
Menurutnya, pengelolaan arsip yang baik bukan hanya soal menyimpan, tetapi juga menyusutkan arsip yang sudah tidak diperlukan, agar instansi dapat bekerja lebih efisien dan tertib administrasi.
Sebagai pelopor, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Kukar berhasil menjadi teladan dengan meraih predikat A dalam penilaian tertib kearsipan. Langkah ini diharapkan bisa mendorong OPD lain untuk mengikuti jejak serupa.
“Bappeda Kukar telah menunjukkan komitmen untuk pengelolaan arsip yang baik. Mereka menjadi bukti bahwa pemusnahan arsip yang teratur membawa manfaat besar bagi kelancaran administrasi,” ujar Varia.
Selain memberikan contoh, Diarpus juga aktif melakukan pendampingan. Salah satunya adalah program magang kearsipan untuk pegawai kecamatan seperti Sebulu, Muara Kaman, dan Muara Muntai, guna memperkenalkan pentingnya pengelolaan arsip, termasuk pemusnahan.
Namun, Varia mengakui bahwa sejumlah kendala masih menjadi hambatan, termasuk minimnya tenaga arsiparis atau SDM yang memahami teknis pengelolaan arsip.
“Banyak OPD yang belum memiliki arsiparis atau tenaga yang kompeten di bidang ini. Untuk itu, kami rutin mengadakan pelatihan dan bimbingan teknis guna meningkatkan keahlian pegawai,” jelasnya.
Kendala lain adalah anggapan bahwa arsip bukan prioritas utama. Hal ini, menurut Varia, memerlukan perubahan pola pikir agar OPD memahami bahwa pengelolaan arsip merupakan bagian integral dari tata kelola pemerintahan yang baik.
Untuk membantu OPD untuk melaksanakan pemusnahan arsip, Diarpus Kukar menyediakan panduan tiga metode yang bisa diterapkan.
Penghancuran Dokumen Arsip seperti surat undangan dan Surat Perintah Kerja (SPL) yang sudah usang dapat dihancurkan menggunakan mesin penghancur dokumen. Limbahnya bahkan bisa disalurkan ke Bank Sampah DLHK.
Penyimpanan di Record Center OPD Mayoritas OPD sudah memiliki fasilitas ini untuk menyimpan dokumen yang masih diperlukan dalam jangka waktu tertentu.
Pengarsipan Jangka Panjang di Gudang Diarpus Arsip yang tidak lagi dibutuhkan oleh OPD bisa dialihkan ke gudang arsip milik Diarpus untuk penyimpanan lebih lanjut.
“Dengan metode ini, kami berharap OPD dapat memanfaatkan ruang arsip secara optimal dan memastikan dokumen yang relevan mudah diakses,” ungkapnya.
Diarpus Kukar menegaskan, langkah kecil seperti pemusnahan arsip memiliki dampak besar bagi efisiensi birokrasi dan pelayanan publik. Dengan pengelolaan arsip yang lebih modern dan terstruktur, setiap OPD diharapkan dapat mendukung terciptanya pemerintahan yang bersih, efisien, dan melayani masyarakat secara maksimal.
(RH/Adv/Diskominfo/Kukar)
